KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI I. AMAÇ ÇATI TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ (bundan sonra ÇATI olarak anılacaktır.) kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve sair mevzuat tarafından getirilmiş ilke ve kurallara uymayı ve kişisel verilerini işlediği ilgili kişilerin hak ve özgürlüklerini korumayı taahhüt etmektedir. Bu doğrultuda Çatı, kişisel verilerinin korunması ve işlenmesine ilişkin yasal yükümlülüklerinin yerine getirilmesinde izlenecek usul ve esasların belirlenmesi amacıyla uygulanmak ve geliştirilmek üzere işbu Kişisel Veri Koruma Politikası’nı (“Politika”) benimsemiştir. İşbu Politika ile Çatı’ın kişisel verilerin yönetiminde kendi standartlarını oluşturması ve bunları gerçekleştirmesinin sağlanması, bu kapsamda organizasyonel hedef ve yükümlülüklerin belirlenmesi ve desteklenmesi, Çatı’ın kişisel verilerin korunması alanındaki uluslararası sözleşmeler, Anayasa, kanunlar, sözleşmeler ve meslek kuralları uyarınca tabi olduğu yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve bireylerin temel hak ve özgürlüklerinin güvenli bir şekilde korunması hedeflenmektedir. II. TANIMLAR İşbu Politika’da yer verilen kavramların tanımları aşağıdaki gibidir: ·Açık rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza, ·Anonim hale getirme : Daha öncesinde bir kişiyle ilişkilendirilmiş olan verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi, ·Çatı : ÇATI TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ, ·Elektronik ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar, ·Fiziki ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar, ·İlgili kişi/Veri sahibi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi, ·İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi, ·Kişisel veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi, ·Özel nitelikli (hassas) kişisel veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, ·Kişisel verilerin işlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem, ·KVKK : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, ·KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu, ·KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu, ·Veri işleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi, ·Veri kayıt sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi, ·Veri sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi. III. KAPSAM Politikanın kapsamı aşağıdaki şekilde belirlenmiştir: III.I. Konu Bakımından Kapsam Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin bilgiler bu Politikanın uygulanması bakımından kişisel veri olarak kabul edilir. Yasal düzenlemelerdeki özel hükümler saklı kalmak üzere, elektronik ya da fiziksel ortamdaki her türlü kişisel verinin korunması, işlenmesi, kullanılması bu Politikanın konu bakımından kapsamını oluşturmaktadır. Çatı, kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri koruma ilkelerine uyacaktır. Çatı’ın benimsediği prensipler özellikle şunları içermektedir: ·Bireylerin mahremiyetine ve özel hayatın gizliliğine saygı göstermek, ·Kişisel verileri yalnızca meşru kurumsal amaçlar bakımından açıkça gerekli olması halinde işlemek, ·Bu amaçlar için gerekli asgari ölçekte kişisel veriyi işlemek ve gereğinden fazla veriyi işlememek, ·Bireylere kişisel verilerinin kimler tarafından ve ne şekilde kullanıldığı konusunda bilgi vermek, ·Yalnızca kullanım amacı ile ilgili ve kullanım amacına uygun kişisel verileri işlemek, ·Kişisel verileri hakkaniyete ve hukuka uygun olarak işlemek, ·Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutmak, ·Kişisel verileri yalnızca yasal düzenlemelerin, Çatı’nın hukuki yükümlülükleri veya meşru kurumsal menfaatlerinin gerektirdiği süre kadar saklamak, ·Bireylerin, erişim hakkı dahil olmak üzere, kişisel verileriyle ilgili haklarına saygılı olmak, ·Kişisel verileri sıkı bir güvenlik ve gizlilik içinde tutmak, ·Kişisel verileri yurtdışına, yalnızca yeterli korumanın bulunması halinde veya diğer yasal koşulların yerine getirilmesi halinde transfer etmek, ·İşbu Politika’nın uygulanmasıyla ilgili özel yetki ve sorumluluklara sahip personeli belirlemek. III.II. Kişi Bakımından Kapsam Çatı’nın yöneticileri; hizmet akdi ve diğer özel hukuk sözleşmeleri ile ilişki içinde bulunduğu çalışanlar, çalışan adayları; hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve aşağıda sayılan diğer 3. kişiler, gerçek kişi olarak bu Politikanın kapsamındadır. III.III. Zaman Bakımından Kapsam Politika belirli bir süre ile sınırlı olmaksızın yürürlükte kalır. Yasal düzenlemelere ve uygulamada ortaya çıkan gereksinimlere paralel olarak Politika’da değişiklik ve/veya güncelleme yapma hakkı saklıdır. IV. Veri Koruma İlkeleri Tüm kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıdaki veri koruma ilkeleriyle uyumlu olarak yapılmalıdır. Çatı’nın politika ve prosedürleri bu ilkelerle uyumluluğu sağlamayı amaçlamaktadır: ·Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma, Çatı, veri işlemedeki hedeflerine ulaşmaya çalışırken, ilgili kişilerin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate alır; diğer bir ifade ile ilgili kişinin beklemediği ve beklemesinin de gerekmediği sonuçların ortaya çıkmasını önleyici şekilde hareket eder. ·Doğru ve gerektiğinde güncel olma, Çatı, ilgili kişinin bilgilerinin doğru ve güncel olmasını temin edecek kanalları açık tutar. Kişisel verilerin doğru ve güncel tutulabilmesini temin etmek amacıyla; kişisel verilerin elde edildiği kaynaklar belirlidir, kişisel verilerin toplandığı kaynağın doğru olmasına özen gösterilir, kişisel verilerin doğru olmamasından kaynaklı talepler dikkatle incelenir ve bu kapsamda makul önlemler alınır. Personele ilişkin tutulan verilerin doğruluğu ve güncelliği, ilgili personelin kendi sorumluluğundadır. ·Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, Çatı, veri işleme amaçlarını açık ve kesin olarak belirlemiş olup; bu amaçların meşru olduğunu teyit eder. Kişisel veriler, ilgili kişiye belirtilen amaçlar dışında kullanılmaz. ·İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, Çatı, işlenen kişisel verilerin belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olduğunu, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verileri işlemediğini taahhüt etmektedir. ·İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme, Çatı, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süreye uygun olarak muhafaza edilmesini sağlamak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri alır. Buna göre Çatı, ilgili kişisel veriler için mevzuatta öngörülmüş bir süre varsa bu süreye uyacak; eğer böyle bir süre öngörülmemişse verileri ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklayacaktır. Bir verinin daha fazla saklanması için geçerli bir sebep bulunmaması halinde, o veri silinecek, yok edilecek veya anonim hale getirilecektir. İleride tekrar kullanılabileceği düşünülerek ya da herhangi bir başka gerekçe ile kişisel verilerin muhafaza edilmesi yoluna gidilemeyecektir. V. Veri İşleme Amaçları Çatı bünyesinde kişisel veri işleme amaçları veri koruma ilkelerine uygun bir şekilde belirlenmiş olup; kişisel verilerin belirlenen amaçlar dışında kullanılması ve ayrımcılık yapılması amacıyla işlenmesi kesinlikle yasaktır. Çatı bünyesinde kişisel verilerin işlenme amaçları şu şekildedir: ·Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, ·Çalışan adayı/stajyer/öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi, ·Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi, ·Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, ·Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, ·Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, ·Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi, ·Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, ·Erişim yetkilerinin yürütülmesi, ·Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, ·Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, ·Fiziksel mekan güvenliğinin temini, ·Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, ·Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, ·İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, ·İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması, ·İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, ·İş sağlığı/güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi, ·İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi, ·Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, ·Mal/hizmet satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi, ·Mal/hizmet satış süreçlerinin yürütülmesi, ·Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, ·Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi, ·Organizasyon ve etkinlik yönetimi, ·Pazarlama analiz çalışmalarının yürütülmesi, ·Performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, ·Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, ·Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, ·Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, ·Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi, ·Talep/ şikayetlerin takibi, ·Taşınır mal ve kaynakların güvenliğinin temini, ·Ücret politikasının yürütülmesi, ·Yatırım süreçlerinin yürütülmesi, ·Yetenek, kariyer gelişimi faaliyetlerinin yürütülmesi, ·Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, ·Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi. VI. Veri İşleme Araçları Veri işleme araçları fiziksel ya da elektronik kaydetme, muhafaza etme ve işlenmesi için kullanılan fiziksel ortam ve bilgi işlem sistemleridir. Bu politikanın uygulanması bakımından, veri işleme amacı olmaksızın şirketimize fiziki ya da elektronik ortamda iletilen sözleşme, yazışma vb. belgelerde ya da eklerinde yer alan kişisel veri niteliğindeki bilgiler, herhangi bir amaçla asıl belge bütünlüğünden alınarak, ayrılarak fiziki ya da elektronik ortamda bir işleme tabi tutulduğu andan itibaren bu politika hükümlerine tabi olacaktır. VII. İşlenen Kişil Veri Kategorileri Kimlik BilgisiNüfus cüzdanı, pasaport, ehliyet, ikametgah ilmühaberi vb. kimlik belgelerinde yer alan bilgiler. İletişim BilgisiTelefon numarası, adres, e posta adresi bilgileri Aile Yakını Bilgisi Veri sahiplerinin aile bireyleri ve yakınları bilgileri. Özlük BilgisiÇalışanların özlük haklarına ilişkin bilgiler. Hukuki İşlem BilgisiAdli ve idari makamlarla olan yazışmalar, dava ve icra dosyalarındaki bilgiler. Müşteri İşlem BilgisiFatura, senet, çek bilgileri. Fiziksel Mekan Güvenliği BilgisiÇalışan ve diğer 3.kişi ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, kamera kayıtları, kart okuma sistemi aracılığıyla giriş çıkış kayıtları. İşlem Güvenliği Bilgisi IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri. Risk Yönetimi BilgisiTicari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler. Finansal BilgiVeri sahibinin banka hesap bilgileri. Mesleki Deneyim BilgisiDiploma bilgileri ve gidilen kurslar. Pazarlama Bilgisi Veri sahibinin tercih, beğeni, ihtiyaç ve alışkanlıklarına ilişkin veriler. Görsel ve İşitsel KayıtlarKamera görüntüleri ve fotoğraf gibi. Felsefi inanç, din, mezhep ve diğer inançlarKimlik fotokopisinin zorunlu olarak alındığı süreçlerde kimlikte yer alan din bilgisi. Kılık ve Kıyafet Bilgisi Ayakkabı ve kıyafet temin edilen personel için beden bilgisi. Dernek ve vakıf üyeliği Dernek ve vakıf üyeliği. Sağlık BilgisiKişisel sağlık bilgileri ile engellilik durumuna ait bilgiler. İş Akti Sonrası Ortaya Çıkan Ve Çatı’yı ektileyen Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Bilgisi Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, VIII. Kişisel Veri Sahipleri İş OrtağıÇatı’nın her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu gerçek kişilerdir. ÇalışanlarÇatı bünyesinde hizmet akdi ve diğer özel hukuk sözleşmeleri ile çalışan gerçek kişilerdir. Çalışan adayıÇatı’ya herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketlerin incelemesine açmış olan gerçek kişilerdir. StajyerÇatı bünyesinde stajyer olarak faaliyet gösteren gerçek kişilerdir. Ürün veya hizmet alıcısı Çatı ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın şirketlerin sunmuş olduğu ürün ve hizmetleri kullanan veya kullanmış olan gerçek kişilerdir. Tedarikçi çalışanı ve yetkilisi Çatı’ya ham madde, ürün vb. sağlayan gerçek kişiler ile tüzel kişilerin gerçek kişi çalışan ve yetkililerdir Ziyaretçi Çatı’nın fiziksel yerleşkelerine çeşitli amaçlarla giren veya internet sitelerini ya da sosyal medya hesaplarını herhangi bir amaç ile ziyaret eden tüm gerçek kişilerdir. Diğer: Yönetim kurulu üyesi(üyeleri), çalışanın aile bireyleri,Çatı’nın yönetim kurulu üyeleri ile diğer yetkilileri, Çatı bünyesinde faaliyet gösteren personellerin aile bireyleri, IX. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Alıcılar Paylaşılan Taraf KategorisiTanımıPaylaşım Amacı Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri Çatı’nın sözleşmesel ilişki içerisinde olduğu gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri.İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak. Herkese açık Tüm gerçek ve tüzel kişileri Çatı tarafından aleni şekilde paylaşılması amacıyla sınırlı olarak. HissedarlarÇatı’nın hissedarları. Çatı’nın hissedarlarının da katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak. İş Ortakları ve TedarikçilerVeri işleme amaçları doğrultusunda kendisinden mal ve hizmet tedarik edilen ya da kendisine mal ve hizmet sunulan 3. kişi konumundaki gerçek ve tüzel kişiler.Çatı’nın iş ortakları ve tedarikçileri ile olan ticari faaliyetlerini sürdürebilmek için paylaşılması zorunlu olan kişisel verilerle sınırlı olarak. İştirakler ve bağlı ortaklıklarÇatı’nın ortaklık ilişkisi kurduğu kişiler.Çatı’nın iştiraklerinin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak. Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları İlgili kurum ve kuruluşlar tarafından istenilen bilgi ve belge taleplerinin cevaplanması. İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkileri dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak. X. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 6.maddesi hükümleri saklı kalmak üzere, özel nitelikli kişisel veriler, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi, konunun hassasiyetine binaen ve verdiğimiz önem gereği, söz konusu verilerin işlenmesinde yeterli önlemleri alabilmek adına “Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası”nda ayrıca düzenlenmektedir. XI. Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi Kişisel veriler, Çatı web sitesi aracılığıyla ya da çeşitli şekillerde elektronik ya da fiziki ortamda toplanmakta ve KVKK’nın 4. maddesinde sayılan genel ilkelere uygun olarak ve devamında 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işlenme şartları dahilinde bu Politika’nın 4. maddesinde sayılan veri işleme amaçları kapsamında işlenir. XII. Açık Rıza KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde sayılan veri işleme şartlarından herhangi birisi söz konusu değilse ancak o takdirde ilgili kişiden açık rıza alınması yoluna gidilebilir. Çatı, veri sahibi tarafından belirli veri işleme faaliyetlerine ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle, hakkında veri işlenmesine ilişkin iradeyi ortaya koyan, yazılı/sözlü beyan veya açık doğrulayıcı eylemle açıklanan rızayı açık rıza olarak kabul etmektedir. Açık rıza veri sahibi tarafından her zaman geri çekilebilir. Açık rıza, açık rıza metninin veri sahibine imzalatılarak veya veri sahibiyle yapılacak sözleşme veya elektronik formda bu şablonda yer alan unsurlara yer verilmesi suretiyle alınabilir. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetinin süreklilik arz edecek veya tekrarlanacak olması halinde ilgili birimce tek bir liste halinde açık rızası alınmış kişilerin listesi tutulur. Bu listenin güncelliği ve doğruluğu ilgili birimin sorumluluğundadır. Açık rızaya dayanan veri işleme faaliyetine ilişkin açık rıza formları veya diğer ilgili ispat araçları ilgili birimce saklanır. XIII. Kişisel verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin diğer kanunlarda yer alan hükümler saklı kalmak kaydıyla, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, kişisel verileri resen veya veri sahibinin talebi üzerine siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel verilerin silinmesi ile bu veriler hiçbir şekilde kullanılamayacak ve geri getirilemeyecek şekilde imha edilir. Buna göre; kişisel veriler, kayıtlı oldukları evrak, dosya, CD, disket gibi araçlardan geri dönüştürülemeyecek şekilde silinir. Kişisel verilerin yok edilmesi ise bilgilerin tekrar geri getirilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde, verilerin kaydedildiği evrak, dosya, CD, disket gibi veri saklamaya elverişli materyallerin yok edilmesini ifade etmektedir. Verilerin anonim hale getirilmesiyle, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi kastedilmektedir. XIV. Kişisel Verilerin İşlendikleri Amaçlar İçin Gerekli Olan Azami Süre Şirketimizce yürütülen ticari iş ve işlemlerle ilgili olan kişisel veriler, yasal ya da sözleşmesel yükümlülükler daha uzun bir süreyi gerektirmediği sürece, Türk Ticaret Kanunu’nun 82. maddesine uygun olarak prensip olarak 10 yıl süreyle saklanır. Bunun dışındaki iş ve eylemlerde Türk Borçlar Kanunu’nun 146. maddesi ile belirlenen 10 yıllık genel zamanaşımı süresi esas alınır. Çatı personellerinin kişisel verileri genel zamanaşımı süresi boyunca muhafaza edilmekteyken; özel nitelikli kişisel veri olarak kabul edilen sağlık bilgisi kategorisine giren kişisel verileri ise iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerinin yerine getirilmesi amacıyla 15 yıllık süreyle saklanır. Çatı’nın açık pozisyonlarına başvuru yapan çalışan adaylarına ait kişisel veriler, kişisel verilerin doğru ve güncel olması ilkesi uyarınca 1 yıllık süreyle saklanır. Mali, hukuki ya da cezai bir uyuşmazlıkta delil olarak kullanılabilecek kişisel veriler ise, olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla, ilgili yasal düzenlemelerde öngörülen zamanaşımı süreleri gözetilerek muhafaza edilecektir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. XV. İmha Süreleri Periyodik imha süresi, yılda en az iki kez olmak koşuluyla, 6 ay olarak belirlenmiştir. Yukarıda yer verilen 13. madde kapsamında, en geç saklama sürelerinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde, imha işlemleri gerçekleştirilecektir. XVI. Sorumluluk ve Görev Dağılımları Kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanları, birimleri ve görev tanımları aşağıdaki gibidir: Birim/UnvanGörev İK, Hukuk, Mali İşlerGörevlerine uygun olarak Politika’nın yürütülmesi. XVII. Veri Güvenliğine İlişkin Alınan Tedbirler Çatı, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel veriler’in hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Çatı, kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, bu durumu en kısa sürede ilgili Kişisel Veri Sahibi’ne ve İhlal Bildirim Formu kullanılmak suretiyle KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan sistemi yürütmektedir. Bu kapsamda alınan idari ve teknik tedbirler aşağıda belirtilmektedir: •Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır. •Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır. •Anahtar yönetimi uygulanmaktadır. •Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakım kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır. •Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır. •Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur. •Erişim logları, trafik bazlı, ziyaretçi sayının takibi amacıyla düzenli olarak tutulmaktadır. •Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya alınmıştır. •Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır. •Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır. •Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. •Güncel antivirüs sistemleri kullanılmaktadır. •Güvenlik duvarları kullanılmaktadır. •İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir. •Kağıt yolu ile aktarılan kişisel veriler için ekstra güvenlik tedbirleri alınmakta ve ilgili evrak gizlilik dereceli belge formatında gönderilmektedir. •Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir. Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır. •Mevcut risk ve tehditler belirlenmektedir. •Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır. •Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır. •Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır. •Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. •Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. •Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır. •Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır. •Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır. •Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır. •Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır. •Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulaması sürekli takip edilmektedir. •Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır. XVIII. Kayıt Ortamları Kişisel veri kayıt ortamları fiziki ya da elektronik ortamlar ve kamera kayıtları şeklinde görsel ortamlar olabilmektedir. Bu kapsamda; elektronik ortamlar olarak sunucular (e-posta, veritabanları vb); yazılımlar; bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, antivirüs vb.); kişisel bilgisayarlar (masaüstü, dizüstü); mobil cihazlar (telefon) ve fiziki ortamlar olarak dosyalar, klasörler, kağıt, yazılı, basılı ve görsel ortamlar (kameralar) kişisel verilerin bulunduğu kayıt ortamlarıdır. XIX. Kişisel Verileri İmha Teknikleri İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, resen veya veri sahibinin talebi üzerine Kanun hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. XIX.I. Kişisel Verilerin Silinmesi Veri Kayıt OrtamıAçıklama Sunucularda yer alan kişisel verilerSistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerVeri tabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Fiziksel ortamda yer alan kişisel verilerİlgili birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. XIX.II. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi Veri Kayıt OrtamıAçıklama Fiziksel ortamda yer alan kişisel verilerKağıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. XIX.III. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi kastedilmektedir. XX. Politika’nın Yayınlanması Bu Politika, Çatı’nın web sitesinde yayınlanmıştır. XXI. Politika’nın Güncellenmesi ve Yürürlüğü Politika, düzenli olarak gözden geçirilir ve gerekli görülmesi halinde güncellenir. Yapılan her güncelleme yayınlanmasıyla birlikte yürürlüğe girmiş kabul edilir.